Uma empresa pode pagar-te 1.500 € em notas? Podes tu pagar um portátil de 3.200 € em dinheiro? E se dividirem o valor em duas tranches, já passa?
As respostas cabem em quatro números - 3.000, 1.000, 10.000 e 500 - todos no mesmo artigo da lei (artigo 63.º-E da Lei Geral Tributária). E o detalhe que quase toda a gente ignora: os limites valem para quem paga e para quem recebe. Receber a mais também é infração tua.
O limite geral: 3.000 €
É proibido pagar ou receber em numerário em qualquer transação de 3.000 € ou mais - seja um serviço, um carro usado ou uma mobília. Não interessa quem és: particular, freelancer ou empresa.
Vê o caso da Sofia, fotógrafa: um casal quer pagar-lhe a reportagem de casamento de 3.400 € em dinheiro “para ser mais simples”. Se a Sofia aceitar, a infração é dos dois lados - do casal que paga e dela que recebe. A partir de 3.000 €, o pagamento tem de passar por um meio rastreável: transferência, MB Way, cheque.
A regra que apanha as empresas: 1.000 €
Para empresas (e independentes com contabilidade organizada), o limite é muito mais baixo: faturas de 1.000 € ou mais têm de ser pagas por meio bancário - transferência, cheque nominativo ou débito direto. Numerário está proibido.
É a resposta à pergunta clássica: “a Lda do meu cliente pode pagar-me em notas?” Até 999,99 €, pode. A partir de 1.000 €, não - e se aceitares, estás a participar na infração dela. Pede transferência e ficam os dois protegidos.
No sentido inverso: enquanto freelancer no regime simplificado (sem contabilidade organizada), quando és tu a pagar despesas não estás preso a esta regra dos 1.000 € - só ao limite geral dos 3.000 €. O que conta para os 1.000 € é sempre quem paga, não quem recebe.
O truque que não funciona: dividir em parcelas
“Então pagamos 4.000 € em dois pagamentos de 2.000 €.” Não: a lei agrega todos os pagamentos da mesma venda ou serviço. O Rui, carpinteiro, fez uma cozinha de 4.000 € e aceitou duas tranches de 2.000 € em dinheiro - aos olhos da AT, foi uma transação de 4.000 € em numerário, acima do limite. A conta faz-se pelo serviço, não pela nota de cada entrega.
Os outros dois números
O dos 10.000 € explica por que a loja aceita o pagamento avultado do turista em notas. O dos 500 € raramente te toca - as guias de pagamento de IVA, IRS e Segurança Social pagam-se por Multibanco ou débito direto de qualquer forma.
Atenção: dinheiro vivo continua a ser perfeitamente legal abaixo dos limites - o erro está noutro sítio. Receber em numerário sem emitir fatura é que transforma um pagamento legal em rendimento não declarado, um risco que não compensa. A regra prática: recebeste em notas, emites a fatura no momento, e o valor entra nas tuas contas como outro qualquer.
Em resumo
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3.000 € é o teto para todos - pagar ou receber em numerário a partir daí é infração das duas partes, e dividir em parcelas não ajuda: os pagamentos do mesmo serviço contam agregados.
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Com empresas, o limite prático é 1.000 €: faturas iguais ou superiores pagam-se por meio bancário. Se o teu cliente-empresa insiste em notas para uma fatura de 1.000 € ou mais, a resposta é transferência.
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Dinheiro legal é dinheiro faturado. Abaixo dos limites, aceita à vontade - qualquer método de pagamento serve - desde que a fatura saia no momento. Com o FIZ emite-la no telemóvel em segundos, ao lado do cliente, e as declarações trimestrais de IVA e Segurança Social seguem sozinhas.
