A Ana, designer gráfica de Aveiro. O cliente pagou-te 1.200€ por MB Way na semana passada e só agora é que te lembraste — não passaste fatura.
O estômago aperta. Começas a pensar nas multas, nas Finanças, no que vai acontecer.
Respira fundo. Vamos resolver isto.
A verdade que ninguém te diz sobre faturas atrasadas
Primeiro, a má notícia: não, não podes passar uma fatura com data do mês passado. O sistema não deixa. As faturas têm de ter a data de quando as emites.
Agora a boa notícia: podes — e deves — passar a fatura hoje mesmo. Não interessa se o cliente já pagou há uma semana ou há um mês. O importante é regularizar a situação.
O Pedro, fotógrafo do Porto, aprendeu isto da pior forma. Tinha 3.000€ em trabalhos pagos sem fatura. Esperou, esperou, achou que já era tarde demais. Resultado? Quando as Finanças descobriram, a coima foi pesada. Se tivesse passado as faturas assim que se lembrou, teria evitado tudo.
Como passar a fatura hoje (passo a passo)
Entra no Portal das Finanças ou no teu software de faturação certificado.
- NIF do cliente — se não tens, podes usar o 999999990 (consumidor final)
- Descrição do serviço — “Design gráfico para website” ou o que fizeste
- Valor — os 1.200€ que recebeste
- IVA — se és isento (faturaste menos de 15.000€/ano), selecionas 0% e escolhes a razão de isenção (Artigo 53.º do CIVA)
Pronto. A fatura sai com a data de hoje e fica tudo registado.
Atenção: as Finanças cruzam dados com os bancos. Se recebes transferências regulares e não declaras nada, vão descobrir. É questão de tempo.
Os 3 cenários mais comuns (e como resolver)
Cenário 1: o cliente pagou ontem, esqueceste-te da fatura Passa hoje. Normal. Acontece a toda a gente.
Cenário 2: o cliente pagou há 2 meses Passa hoje na mesma. Melhor tarde que nunca. Sério.
Cenário 3: tens vários pagamentos antigos sem fatura Dedica uma tarde e passa tudo de uma vez. Vais dormir descansado.
As desculpas que já não colam
“O cliente não quer fatura” — irrelevante. Tens de passar na mesma. É a tua obrigação legal.
“Foi só desta vez” — as Finanças não querem saber. Um pagamento sem fatura já é problema.
“Vou perder o cliente se pedir o NIF” — usa o 999999990. Problema resolvido.
“É muito complicado” — são literalmente 4 campos. Mais rápido que pedir um café.
E se o cliente já não quiser a fatura?
O André, videógrafo de Viseu, passou por isto. Cliente pagou há 3 meses, ele esqueceu-se da fatura. Quando foi passar, o cliente disse que já não precisava.
Resposta do André: “Compreendo, mas tenho de a emitir na mesma para estar legal com as Finanças. Envio-lhe por email, pode arquivar se quiser.”
Pronto. Situação resolvida. O cliente não é obrigado a fazer nada com a fatura, mas tu és obrigado a emiti-la.
Em Resumo
- Esqueceste-te de passar fatura? Passa hoje — não importa se o pagamento foi ontem ou há 2 meses. Melhor regularizar agora do que esperar por problemas
- As Finanças cruzam dados bancários — se recebes pagamentos regulares sem passar faturas, vão descobrir. As coimas podem ser significativas
- A solução existe e é simples — com o FIZ passas faturas em segundos e o sistema avisa-te automaticamente quando recebes pagamentos. Nunca mais te esqueces
