O cliente aprovou o trabalho e agora quer o documento fiscal. E tu ficas ali a pensar: recibo verde? Fatura? Fatura-recibo? Fatura simplificada?
A resposta é mais simples do que parece — e depende de uma única pergunta.
A pergunta que resolve tudo
O teu cliente é uma pessoa (particular) ou uma empresa?
É só isto. Esta pergunta define tudo o resto.
Cliente particular (pessoa física)
Se o teu cliente é o João que quer aulas de inglês para os filhos, ou a Maria que precisa de um site para o casamento, tens duas opções:
1. Cliente sem NIF português
Imagine que a Ana, uma turista francesa, quer que lhe traduzas uns documentos. Ela não tem NIF português. Neste caso, passas uma fatura simplificada:
- No software de faturação, deixas o campo do NIF vazio
- Selecionas “Consumidor final”
- A fatura sai com a menção “Consumidor final”
2. Cliente com NIF português
O Pedro quer aulas de guitarra e tem NIF português. Aqui passas recibo verde (tecnicamente chama-se fatura-recibo):
- Inseres o NIF dele no sistema
- Selecionas IVA a 0% se estiveres isento
- O software gera o documento com todos os dados legais
Cliente empresa
Empresa portuguesa
A Sofia tem uma agência de marketing em Lisboa e contratou-te para fazer copy. Passas recibo verde com retenção na fonte:
- A empresa retém 25% do valor
- Tu recebes 75% do total
- Exemplo: faturaste €1.000, recebes €750
- Essa retenção é um adiantamento do IRS — recuperas parte na declaração anual
Empresa da União Europeia
O Bruno trabalha para uma startup alemã. Aqui é diferente:
- Passas fatura (não recibo verde)
- Aplicas o reverse charge — IVA a 0%
- No documento, selecionas “Inversão do sujeito passivo”
- A empresa alemã trata do IVA no país dela
- Tens de submeter a declaração trimestral Recapitulativa
O erro mais comum
Passar fatura simplificada a empresas portuguesas. Empresas precisam sempre de documento com o NIF delas. Sem isso, não conseguem deduzir a despesa — e vão pedir-te que corrijas.
Exemplos do dia a dia
O designer gráfico:
- Dona Lurdes da padaria (com NIF) → recibo verde normal
- Turista americano (sem NIF) → fatura simplificada
- A Worten → recibo verde com retenção de 23%
- Agência de Paris → fatura com reverse charge
A tradutora:
- Sr. António para candidatura a emprego → recibo verde
- Empresa de Barcelona → fatura com reverse charge
- O Continente → recibo verde com retenção
Casos especiais
Cliente estrangeiro fora da UE? Mesmas regras que cliente da UE — fatura com IVA a 0%, mas sem declaração Recapitulativa.
Cliente não quer dar NIF? Particulares não são obrigados. Passas fatura simplificada. Empresas têm sempre de dar NIF.
Fatura a empresas da UE: Declaração trimestral Recapitulativa (até ao dia 20 do 2.º mês após o trimestre).
✅ Em resumo
-
Particular sem NIF → fatura simplificada | Particular com NIF → recibo verde
-
Empresa portuguesa → recibo verde com retenção na fonte | Empresa da UE → fatura com reverse charge
-
Com o FIZ o sistema sugere automaticamente o documento certo — inseres o NIF do cliente e o FIZ detecta se é empresa ou particular, escolhe o tipo de documento e até submete a declaração Recapitulativa quando necessário.
