Tens três clientes: um retém IRS na fonte, outro não, e o terceiro é uma empresa lá de fora. Cada fatura parece um puzzle diferente.
Não é complicado — são apenas três situações com regras distintas. Aqui está como funciona cada uma.
Cliente 1: empresa portuguesa com retenção na fonte
A maior parte das empresas portuguesas retém IRS na fonte quando pagam a freelancers. A taxa para residentes é de 23% (Art. 101.º CIRS).
O que acontece:
- Emites fatura de €1.000
- A empresa paga-te €770 (retém €230)
- Os €230 são entregues às Finanças pela empresa, como adiantamento do teu IRS anual
Como preenches o recibo:
- NIF da empresa
- Valor: €1.000
- IVA: 0% — Art. 53.º CIVA (se estiveres isento)
- Retenção na fonte: ✓ 23%
No final do ano, na declaração de IRS, esses €230 já retidos são descontados no que deves. Se pagaste a mais, recebes de volta.
Cliente 2: particular ou empresa sem retenção
Particulares nunca retêm IRS. Algumas empresas pequenas (ENI, trabalhadores independentes) também não retêm. Se o teu cliente não está obrigado a reter, recebes o valor total.
O que acontece:
- Emites fatura de €500
- Recebes €500 na íntegra
- Pagas o IRS inteiro na declaração anual (abril–junho do ano seguinte)
Como preenches o recibo:
- NIF do cliente (ou 999999999 para particular sem NIF)
- Valor: €500
- IVA: 0% — Art. 53.º CIVA
- Retenção na fonte: ✗ Não
Nota: com clientes particulares tens de reservar parte do que recebes para o IRS. Regra prática: guarda 15–25% de cada recibo para não seres surpreendido em abril.
Cliente 3: empresa estrangeira
Clientes fora de Portugal — na UE ou fora dela — não retêm IRS português. Isso é responsabilidade tua.
O que acontece com o IVA:
- Para clientes na UE (empresas com NIF europeu): aplicas a regra de inversão do sujeito passivo — emites sem IVA e indicas “IVA — autoliquidação”
- Para clientes fora da UE: sem IVA (exportação de serviços)
- Para particulares na UE: aplicas IVA português normalmente
Como preenches o recibo:
- NIF estrangeiro ou 999999990 (cliente estrangeiro sem NIF PT)
- Valor acordado em euros (ou na moeda do contrato)
- IVA: 0% — inversão do sujeito passivo (para empresas UE) ou isenção por exportação
A tabela resumo
| Tipo de cliente | Retenção IRS | IVA na fatura | Recebes |
|---|---|---|---|
| Empresa PT (≥ €10.000/ano) | 23% | 0% (se isento) | 77% do valor |
| Particular PT | Não | 0% (se isento) | 100% do valor |
| Empresa UE | Não | 0% (inversão) | 100% do valor |
| Empresa fora UE | Não | 0% (exportação) | 100% do valor |
O que muda na prática
Tens vários clientes com condições diferentes? O registo de cada fatura é igual — só mudam dois campos: retenção sim/não e motivo de isenção de IVA.
O trabalho de acompanhamento também é o mesmo: o teu e-fatura regista tudo automaticamente e na declaração de IRS todos os rendimentos aparecem juntos, independentemente da origem.
✅ Em resumo
-
Empresas portuguesas retêm 23% de IRS na fonte — recebes menos de imediato, mas esse valor já foi entregue às Finanças por ti. Desconta no IRS anual.
-
Particulares e clientes estrangeiros não retêm — recebes o valor total e pagas o IRS inteiro na declaração anual. Reserva sempre uma percentagem.
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Com FIZ o software ajusta automaticamente os campos de retenção e IVA para cada tipo de cliente — não tens de memorizar as regras para cada situação.
