O teu contabilista pede-te a senha do Portal das Finanças para tratar das tuas coisas. Parece o mais simples: mandas a senha por mensagem e está resolvido.
Mas afinal acabaste de lhe dar acesso total - a tudo, incluindo mudar a tua morada, os teus dados bancários ou o teu email de contacto. E se amanhã mudares de contabilista, a senha continua com ele. Há uma forma certa de fazer isto, e não passa por partilhar a senha principal.
Porque é que partilhar a senha principal é um risco
A senha principal do Portal das Finanças é a chave de tudo. Quem a tem pode ver e alterar tudo o que é teu na AT, sem limites e sem deixar de ser “tu” aos olhos do sistema.
Partilhá-la é como dar a chave de casa a alguém para regar as plantas e essa chave abrir também o cofre. O Portal tem, precisamente por isso, duas formas de dar acesso limitado a outra pessoa - sem lhe entregares a chave-mestra.
Opção 1: criar um utilizador autorizado (subutilizador)
Dentro da tua conta, podes criar um utilizador autorizado com senha própria e só com as operações que tu escolheres. É ideal para um funcionário ou para um programa de faturação que precise de comunicar documentos.
O caminho: no Portal das Finanças, vais a Gestão de Utilizadores, carregas em Criar um novo utilizador, defines um nome e uma senha para essa pessoa e escolhes as operações autorizadas (por exemplo, só “comunicar faturas” ou só consultar).
A qualquer momento podes alterar as permissões, mudar a senha desse utilizador ou suspendê-lo. A tua senha principal nunca sai das tuas mãos.
Opção 2: autorizar um terceiro pelo NIF
Se quem precisa de acesso é o teu contabilista ou advogado, o mais indicado é a Gestão de Autorizações de Acessos. Aqui concedes permissões a um terceiro identificado pelo NIF dele - ele entra com a conta dele, não com a tua, e só pode fazer o que lhe autorizaste (consultar informação, entregar certas declarações, etc.).
As autorizações não são para sempre: consultas, alteras ou revogas quando quiseres. Mudas de contabilista? Revogas o acesso do antigo num clique, sem teres de mudar a tua senha.
O caso do André
O André, consultor em Coimbra, ia mandar a senha das Finanças ao novo contabilista por email.
Em vez disso, foi à Gestão de Autorizações de Acessos e deu-lhe acesso pelo NIF, só para as declarações que o contabilista trata. O André continua a entrar com a sua própria senha; o contabilista faz o trabalho dele com a conta dele. No dia em que a relação acabar, o André revoga o acesso e ninguém mexe em nada.
O caso da Marta
A Marta partilhou a senha principal com um contabilista há dois anos e nunca a mudou. Quando trocou de profissional, percebeu que o antigo ainda tinha acesso a tudo.
Teve de mudar a senha à pressa e rever os seus dados. Se tivesse usado uma autorização por NIF, bastava um clique para cortar o acesso.
Atenção: revê de vez em quando quem tem acesso à tua conta e com que permissões, na Gestão de Utilizadores e na Gestão de Autorizações de Acessos. Acessos antigos que ficaram abertos são um descuido comum - e dos mais fáceis de corrigir.
Onde é que o FIZ entra
Grande parte das tarefas para que darias acesso a terceiros - emitir faturas, entregar o IVA e a Segurança Social - o FIZ faz por ti automaticamente, com faturação certificada e declarações trimestrais entregues sem intervenção. Precisas de partilhar menos, e o que partilhas fica limitado ao essencial.
Em resumo
- Nunca partilhes a senha principal do Portal das Finanças - dá acesso total, incluindo mudar os teus dados.
- Para um funcionário ou software, cria um utilizador autorizado com senha própria e operações limitadas. Para o contabilista, usa a Gestão de Autorizações de Acessos, pelo NIF dele. (Guia passo a passo no Centro de Ajuda.)
- As permissões são revogáveis a qualquer momento - revê periodicamente quem tem acesso e corta o que já não faz sentido.
