O Nuno faz vídeo e compra equipamento. A Sofia é copywriter e trabalha sobretudo com um portátil. Ambos querem saber se compensa ter contabilidade organizada. As despesas são um ponto de partida, mas a resposta depende de três contas: IRS, Segurança Social e custo de tratar das obrigações.
Os exemplos abaixo são fictícios e usam valores redondos para explicar os cálculos.
Primeiro: quando é obrigatória
Para quem está no simplificado, a contabilidade organizada torna-se obrigatória ao ultrapassar 200.000 € de rendimento anual bruto da categoria B em dois anos consecutivos, ou 250.000 € num único ano. A mudança produz efeitos no ano seguinte.
Dentro dos limites do simplificado, podes optar pela organizada. Se já fizeste essa opção, faturar menos não te faz regressar automaticamente: tens de comunicar a alteração à AT, respeitando o prazo.
- A base de IRS parte de um coeficiente aplicado ao rendimento de cada atividade
- Há regras próprias para as contribuições à Segurança Social e a justificação de despesas
- Não exige contabilista certificado
- O lucro tributável resulta da contabilidade, com as correções fiscais aplicáveis
- Contam os gastos fiscalmente aceites no ano, incluindo as depreciações do equipamento
- Exige contabilista certificado e mais obrigações de contabilidade
IRS: os 25% são um ponto de partida
No simplificado, os serviços da lista de profissões do art. 151.º do CIRS partem do coeficiente 0,75. Outras prestações de serviços podem ter 0,35; as vendas de mercadorias e produtos têm 0,15. Se tens atividades diferentes, separa os respetivos rendimentos. Estes números determinam a base tributável, não a taxa de imposto.
No início de atividade, os coeficientes de serviços 0,75 e 0,35 podem ser reduzidos em 50% no ano fiscal do início da atividade e 25% no ano seguinte, desde que nesse ano não tenhas rendimentos de trabalho dependente (categoria A) nem pensões (categoria H). A redução não se aplica se tiveres cessado atividade há menos de cinco anos.
Assim, o coeficiente 0,75 pode passar a 0,375 ou 0,5625, antes dos restantes ajustes. Conta o início da atividade, não o ano em que mudas de regime.
Para os serviços sujeitos a 0,75 ou 0,35, há dois ajustes importantes:
- Dedução de Segurança Social: podes deduzir as contribuições obrigatórias da atividade efetivamente suportadas na parte que exceda 10% desses rendimentos brutos, até ao limite do rendimento líquido correspondente, se não tiverem sido deduzidas a outro título.
- Regra dos 15%: se as deduções e despesas elegíveis não atingirem 15% desses rendimentos de serviços, a diferença acresce à base. Conta a dedução automática prevista na lei ou, se superior, a parte das contribuições que não foi usada no ajuste anterior, além das restantes despesas elegíveis. A mesma contribuição não entra duas vezes; certas despesas parcialmente afetas à atividade contam apenas a 25%.
Exemplo da Sofia: está no terceiro ano fiscal de atividade, sem interrupções. Fatura 40.000 € sem IVA em serviços sujeitos a 0,75 e paga 6.000 € de contribuições obrigatórias da atividade no ano. Admitindo que cumpre a regra dos 15%, não usa essas contribuições noutro desconto e não tem benefícios especiais:
| Passo | Valor |
|---|---|
| Base inicial: 40.000 € × 0,75 | 30.000 € |
| Contribuições acima de 10% do rendimento: 6.000 € − 4.000 € | −2.000 € |
| Base de IRS da atividade | 28.000 € |
Neste exemplo, a base é 70% da faturação. Por isso, comparar os gastos da organizada com uma margem fixa de 25% pode dar uma conclusão errada.
Na organizada, comprar não é sempre deduzir de uma vez
Uma compra de equipamento pode entrar nos gastos através de depreciações, repartindo o custo por vários anos. No caso do Nuno, importa quanto do equipamento é fiscalmente dedutível em cada ano, não apenas o dinheiro que saiu da conta.
Também pode haver despesas contabilizadas que não são aceites fiscalmente e têm de ser acrescentadas ao resultado. Para comparar, usa o lucro tributável, não apenas o resultado líquido da contabilidade.
Atenção: despesas abaixo de 25% podem favorecer o simplificado; despesas elevadas podem favorecer a organizada. Nenhuma destas situações, por si só, decide o resultado. Na organizada contam os gastos aceites; no simplificado contam os coeficientes e os ajustes aplicáveis.
Segurança Social: compara também a base e o ano
Para quem tem obrigação de contribuir, as regras gerais são:
| Apuramento | Base mensal, antes dos limites e regras especiais |
|---|---|
| Trimestral | Rendimento relevante do trimestre anterior ÷ 3; em regra, 70% dos serviços e 20% da produção e venda de bens |
| Pelo lucro tributável | Lucro tributável comunicado à SS ÷ 12 |
Sobre a base aplica-se a taxa do enquadramento: 21,4% para TI ou 25,2% para ENI/EIRL. Confirma a categoria na Segurança Social; ter organizada não determina, por si só, a taxa.
Exemplo do Nuno: com 9.000 € de serviços num trimestre, taxa de 21,4%, sem isenção nem ajuste da base, a contribuição é 9.000 € × 70% ÷ 3 × 21,4% = 449,40 €/mês, durante os três meses seguintes. Nenhum limite altera este exemplo.
Na base apurada pelo lucro, há um mínimo de 1,5 IAS; o teto geral da base é 12 IAS. O IAS é o indexante atualizado anualmente. Com faturação irregular, os limites podem tornar enganadora uma estimativa feita apenas pela média anual.
A base pelo lucro é fixada em outubro para o ano seguinte. Há um desfasamento: lucro do ano N → declaração anual de IRS e fixação da base em N+1 → contribuições em N+2. Não uses uma contribuição atual baseada num ano antigo como previsão permanente.
Podes escolher o apuramento trimestral mesmo mantendo contabilidade organizada. Nesse apuramento existe a opção de ajustar a base até 25%, com limites e efeitos nas prestações sociais.
Compara o custo total dos dois cenários
| Parcela | O que incluir |
|---|---|
| IRS | Simulação de cada regime com os mesmos rendimentos do agregado e situação familiar |
| Tributações autónomas | Imposto adicional sobre certas despesas; algumas, como as de representação e viaturas abrangidas pelo art. 73.º, n.º 2, não se aplicam no simplificado |
| Segurança Social | Contribuições previstas, considerando o calendário, a taxa e as opções disponíveis |
| Contabilista ou serviço | Avenças, subscrições, declarações anuais cobradas à parte e custo de fechar o último ano em organizada |
Não somes as tributações autónomas duas vezes se a simulação de IRS já as incluir. E menos base tributável não significa igual poupança de imposto: o resultado depende também dos escalões e das deduções do agregado.
O IVA tem regras próprias. Podes estar no simplificado de IRS e no regime normal de IVA, com direito à dedução quando cumpres as condições do CIVA. A organizada não é um requisito geral para deduzir IVA. Nas contas, exclui da receita o IVA cobrado e dos gastos o IVA que seja recuperável.
Quando e como mudar
- IRS: para alterar por opção o regime com efeitos desde 1 de janeiro, a declaração de alterações deve ser entregue no Portal das Finanças até 31 de março desse ano, cumprindo as condições do regime pretendido. Articula a entrega com o contabilista. Ao sair da organizada, é preciso fechar as contas e cumprir as obrigações do último ano nesse regime.
- Segurança Social: se estás no apuramento pelo lucro tributável e queres passar ao trimestral desde janeiro, o período de opção é de 1 a 30 de novembro do ano anterior. Confirma a notificação e o enquadramento na Segurança Social Direta.
São procedimentos distintos. Mudar o IRS na AT não garante que a SS passe automaticamente ao cálculo trimestral em janeiro; a comunicação dos dados entre os serviços tem o seu próprio calendário.
Antes de decidir, reúne a faturação por atividade sem IVA, o detalhe dos gastos fiscalmente aceites, as contribuições efetivamente pagas, a notificação atual da SS e os custos de contabilidade ou serviço. Faz também uma previsão para o próximo ano: uma compra excecional ou um trimestre muito forte pode não se repetir.
Em resumo
- Confirma se podes escolher. Os limites de rendimento e uma opção anterior pela organizada determinam o teu ponto de partida.
- Compara IRS, SS e custos de serviço. A regra dos 25% é apenas uma aproximação para certos serviços; os ajustes de SS, as despesas elegíveis e as depreciações podem mudar a conta.
- Planeia os dois calendários. IRS e SS têm procedimentos separados. No simplificado, o FIZ ajuda-te a gerir a faturação, as despesas e as declarações periódicas de IVA e trimestrais da SS. Consulta o que está incluído nos planos.
