Contabilidade organizada ou simplificado: quando mudar

O Nuno faz vídeo e gasta uma fortuna em equipamento. Ouve dizer que devia passar a “contabilidade organizada” para deduzir tudo. A Sofia é copywriter, quase não tem despesas, e alguém lhe disse o mesmo. Só um deles tem razão - porque a escolha entre simplificado e contabilidade organizada depende sobretudo das tuas despesas.

Primeiro: quando é obrigatória

A contabilidade organizada passa a ser obrigatória quando ultrapassas 200.000 € de rendimento anual da categoria B - em dois anos seguidos, ou logo se num único ano passares dos 250.000 € (mais de 25% acima do limite); o efeito é no ano seguinte. Até lá, estás por defeito no regime simplificado - mas podes optar por passar a organizada se te compensar. A pergunta, então, é: compensa?

A diferença que decide tudo: as despesas

A chave está aqui: no simplificado, o coeficiente de 0,75 (serviços do art. 151.º; outras atividades têm coeficientes diferentes) tributa 75% do que faturas e deixa os outros 25% fora da tributação - é a regra geral; só há acerto se o conjunto das deduções automáticas, das contribuições para a Segurança Social e das despesas afetas à atividade ficar abaixo de 15% do rendimento bruto, caso em que a diferença é acrescentada ao rendimento tributável (art. 31.º n.º 13). Na organizada, deduzes as despesas reais - o que tende a compensar sobretudo se elas forem bem maiores do que essa margem de 25%.

A regra de bolso

Ou seja: a Sofia (poucas despesas) fica no simplificado; o Nuno (muito equipamento) deve fazer as contas à organizada. O coeficiente de 0,75 é generoso para quem gasta pouco - por isso a maioria dos freelancers fica melhor no simplificado.

Atenção: esta é uma regra de bolso, não uma fórmula fechada. A conta certa depende do teu nível de rendimento, das despesas realmente dedutíveis, das regras de justificação de despesas do simplificado e do custo do contabilista. Antes de mudar, pede a um contabilista uma simulação dos dois cenários com os teus números - a mudança de regime tem timings próprios e não se faz a meio do ano por impulso.

✅ Em resumo

1. A contabilidade organizada torna-se obrigatória ao ultrapassar 200.000 € de rendimento anual da categoria B (em dois anos seguidos, ou mais de 250.000 € num só ano), com efeito no ano seguinte. Até aí, estás no simplificado por defeito, mas podes optar pela organizada.

2. Decide pelas despesas: o simplificado deixa, em regra, 25% fora da tributação (coeficiente 0,75, serviços do art. 151.º; parte depende de um mínimo de deduções e despesas) e não exige contabilista; a organizada deixa-te deduzir as reais, mas obriga a contabilista. Em geral, só compensa sair do simplificado se as tuas despesas forem bem acima desses 25%.

3. Com o FIZ geres o simplificado sozinho, sem contabilista - e vês o peso das tuas despesas, por isso sabes se alguma vez te compensa mudar. Vê os planos.