A Maria trabalha como designer gráfica freelancer há quatro anos. Fatura em média 1.500€ por mês, tem um cliente principal e dois ou três clientes ocasionais. Todos os meses paga 300€ a uma contabilista.
O que a contabilista faz? Recebe as faturas que a Maria já emitiu, submete a declaração trimestral de IVA — que, no caso da Maria, é sempre zero, porque ela está isenta ao abrigo do artigo 53.º do CIVA (fatura menos de 15.000€/ano) — e trata do IRS uma vez por ano.
Numa conversa com uma amiga, a Maria percebeu pela primeira vez que não era obrigada a ter contabilista. A lei é clara sobre isto.
O que diz a lei
O Código do IRS e o Código Comercial estabelecem que os trabalhadores independentes no regime simplificado não são obrigados a ter um Técnico Oficial de Contas (TOC). Esta obrigação só existe para duas situações:
- Faturação anual superior a 200.000€ — nesse caso és obrigado a passar para contabilidade organizada, que requer um TOC
- Escolha voluntária de contabilidade organizada — se decidires optar por este regime em vez do simplificado
Abaixo dos 200.000€ e em regime simplificado? A lei não te obriga a ter ninguém. É uma opção, não um requisito.
O que é o regime simplificado, realmente
Há um equívoco que convém esclarecer porque é a raiz de muita confusão: o regime simplificado não é uma concessão generosa do Estado nem algo que podes perder por não teres contabilista. É simplesmente uma forma diferente de calcular o rendimento tributável.
Em vez de apresentares os teus gastos reais e o Estado calcular o lucro, o Estado aplica coeficientes fixos:
- 0,75 para serviços (75% do que faturaste é rendimento tributável)
- 0,15 para vendas de produtos no comércio a grosso ou a retalho
O resultado é que não precisas de guardar e apresentar recibos de despesas profissionais para beneficiar de um “desconto” no imposto — ele está automaticamente incorporado no coeficiente.
As tuas obrigações reais (sem contabilista)
O regime simplificado sem TOC não significa zero obrigações. Significa que as obrigações são geridas por ti — ou por ferramentas certificadas. São sempre as mesmas:
Faturação certificada. Todas as faturas têm de ser emitidas em software certificado pela AT, com ATCUD e código QR. Não podes usar o Word ou o Excel para passar faturas — não são legais.
Declaração trimestral de IVA. Se faturares mais de 15.000€/ano, tens de submeter a declaração periódica de IVA até ao dia 20 do segundo mês após o fim de cada trimestre. Abaixo desse valor, estás isento de IVA e não tens esta obrigação.
Declaração trimestral de Segurança Social. Trimestral, com prazo até ao dia 20 do mês seguinte ao fim do trimestre. No primeiro ano de atividade beneficias de isenção total.
IRS anual. Uma vez por ano, entre abril e junho.
O ponto mais importante: isento de pagar não é o mesmo que isento de declarar. A Maria, por estar isenta de IVA porque fatura menos de 15.000€/ano, não tem de pagar IVA — mas tem de ter essa isenção formalizada e registada corretamente. Se alguma vez ultrapassar o limite e não comunicar, o problema pode ser significativo.
”Mas e se eu fizer um erro?”
Esta é a pergunta que mantém muitas pessoas a pagar TOC quando não precisavam. O medo de errar numa declaração, de calcular mal, de esquecer um prazo.
A resposta objetiva é que o risco existe — mas é gerível. Os erros mais comuns têm sempre prazo para correção antes de gerar coima. As Finanças e a Segurança Social notificam primeiro, aplicam sanções depois. E o software certificado tem salvaguardas que te avisam quando algo está em falta ou fora de prazo.
A alternativa de pagar 300€/mês para eliminar esse risco representa, no caso da Maria, 3.600€ por ano — ou seja, dois meses e meio de trabalho. Por um serviço que poderia fazer em menos de uma hora por trimestre.
Quando é que um TOC faz mesmo sentido
Há situações em que um contabilista não é luxo, é necessidade:
- Faturação anual acima de 200.000€ (contabilidade organizada obrigatória)
- Clientes em outros países da UE (declarações recapitulativas, reverse charge de IVA)
- Despesas complexas que queres deduzir e que exigem validação (equipamentos caros, veículos, imóveis usados para o negócio)
- Situações fiscais mistas (atividade independente + emprego, rendas, mais-valias)
Para um freelancer que presta serviços, fatura até alguns milhares de euros por mês e tem clientes maioritariamente em Portugal? A lei não te obriga a ter TOC e as ferramentas certificadas permitem-te cumprir todas as obrigações sem ajuda externa.
✅ Em resumo em 3 pontos
✅ A lei é clara: no regime simplificado com faturação abaixo de 200.000€/ano, não és legalmente obrigado a ter um TOC — é uma escolha, não um requisito, e a maioria dos freelancers de serviços nunca precisará de atingir esse limiar.
✅ As tuas obrigações reais são três: faturação certificada (ATCUD + QR obrigatórios), declarações trimestrais de IVA e Segurança Social, e IRS anual — e lembra-te: isento de pagar IVA não é o mesmo que isento de declarar, as obrigações de registo mantêm-se.
✅ Software certificado substitui o TOC para a maioria dos freelancers: ferramentas como o FIZ tratam da faturação legal, submetem as declarações trimestrais automaticamente e mostram a tua situação fiscal em tempo real — sem os 300€/mês que a Maria pagava por serviços que podia fazer em 5 minutos.
